めちゃくちゃ大変!スタートアップの社内情報システムの構築がわからなくて泣ける件

2018.08.22

こんにちは、Findy CTO の @ma3tk です。

今会社でフリーランス・副業エンジニア向けの事業を作りながら CTO も兼ねて会社に在籍したりしています。もちろん、スタートアップという段階なので当然ながら自社のネットワーク環境やオフィス内でのシステム周りについて取りまとめる役割も兼ねています。

元々知見がない中でいろんな方にサポートしてもらいつつ、前職でこんな感じでやってたななど思い出しながら Findy で環境を整えて行ったりしています。

そこで本日は今20人規模の組織においてそれぞれの項目でどう苦労しているかについてご紹介していきたいなと思います。

施錠管理

今 Findy ではフルタイム6人という状態に加えて、副業やパートタイム業務委託として関わってもらいオフィスに来てもらってる方が15人ほどいらっしゃったりします。その中で15人がオフィスに来てもらって都度ドアを開ける、もしくは全員が物理の鍵を持っていると、どうしても会社的には難しいところがあるのかなと思っています。

そこで去年導入したシステムとして Akerun があります。

これは物理キーでも開けることは可能なのですが、内部のロックをシステムとして制御できる状態にしてあるので、専用のアプリや IC カードリーダーを使っての解錠が簡単にできるサービスです。まだまだ成長中のサービスなのですが、Findy のような小さい規模の会社で使う場合や、オフィスの会議室の施錠管理などに向いているように思えます。

月額使用料はかかりますが、オンラインで合鍵の権限を作ったり削除したりすることによってリスク管理がやりやすいのは良い点かなと思っています。とても便利です!

ネットワーク

ネットワークに関しては、家庭用の導入しか行ったことはなかったのですが、法人の場合でもそこまで大きく違うことはなく窓口が変わってくるくらいでした。小さい規模の会社であれば回線としては一般の戸建てと同じような規模のネットワークで間に合うかなと思いますが、 IP 電話などを導入する場合は少々を検討が必要かもしれません。とはいえ、どこに電話すればいいのかわからないし、電話問い合わせか何かしてもどこにつないでもらえれば適切なのかわからないし、誰に何を相談すればいいのかもわからず、一般回線から切り替えるのがとても大変でした。物件がそもそもその回線事業者使えるかどうかも移転前から十分に確認しておいたほうが良さそうでした。移転時にプロバイダーの回線契約を切り替えておらず、1週間ネットワークがない状態で仕事をする必要があるかもしれない、という危機に今年陥りました…!が、なんとか電話して対応できましたが…!

また会社で勉強会なども行ったりはしていますが、その時にアクセスが殺到してしまいルーターがうまく機能しなかったりなど問題が起こったりします。そのため、周りの方に相談したところ、YAMAHA の RTX シリーズがとても良いというお話だったので、近いうちに導入して運用してみたいと思います。AirMac Express シリーズでも良さそうなのですがこちらはまだ検討中です。もしどちらがいいとかありましたら是非教えてください。

受付

受付に関しては、内線電話をかけるのが一番簡単だと思ったので、 ヤコブ・イェンセンの 電話機をオフィス移転時にありがたく送ってもらったのでそれを利用しています。

内装や配線などするための考慮がなかったので、すぐに開けられるカーペットの下に長い電話線を引いて配線しています。電話線自体買うのは問題なかったのですが、カーペットをいちいち開けて10mもある線をきれいに配線し、 疎通確認をするのが一番大変でした。

iPad などを使って受付をするっても考えましたが、 iPad の紛失リスクなどを考えると現状では電話機で内線をかけるのが一番良さそうという判断でもあります。

また電話機を置くための受付台や何番にダイヤルするべきかなどの案内も作ったりなど受付単体でも相当苦労しました。

1Passwordや権限管理

今、 パスワードの使い回しなどを起こさないために、 1Password をチーム利用しており、強固なパスワードを自動生成し使い回しさせないようにしています。

複数のメンバーが各作業においてパスワードを発行したり、よくありがちなこととしてパスワードを忘れてしまうなどの事象が発生するので特にこのパスワード管理については力を入れています。

また、GSuite の Google ドライブなどを使う場合も、最低限のパーミッションで各メンバーが困らない程度に管理もきちんとしています。ただ現時点でのルーリングがまだまだ難しいところがあったり、 ドライブの管理においてもどうフォルダの管理をすべきかなどが分からないところもあり、四苦八苦しております。ただパーミッションの十分な管理によって個人情報や経営層で押さえておくべき情報などの管理は徹底し、個人情報などの漏えいが起こらないように対策をしています。

会議室

会議室不足はスタートアップながら既に生じています。会社としての採用面談、事業におけるユーザーインタビューやフリーランスエンジニアや副業の方のご面談や業務委託の形とのオンライン通話など様々なケースで不足が生じています。

この 問題を解決するには、もちろん一般的な解決策である、無駄な会議は減らす、会議をしても事前に決めることを決めてから会議時間を短くするなど対策できることはいっぱいあるのでまずはそこから始めていたりはします。

とはいっても、今後増えていくメンバーに対して会議室が不足してくるということは頻繁に起こりそうなのでここの解決策もどうするべきかというところは非常に悩ましいところです。どなたかいいアイディアあれば是非教えてください。

端末管理

端末管理が一番大変です。 発注、受取、初期設定、セキュリティ対策、誰に対応したかなどの情報が必要になっており、個人情報管理しないと今後人数が増えた時にあれがないこれがないなどが発生してくるのが容易に想像できます。

人数が増えた タイミングで僕がこれらを行わなくてはいけないので、通常の業務以外にも発注業務等が増えて大変になってきていたりします。もちろん外部から人を雇うなどで対応はできるかなと思ってはいます。

まとめ

本日は Findy スタートアップあるある CTO 兼情シスの実情について書いてみました。

通常業務に加えて突発的に会社のネットワーク落ちや端末増加時のオペレーションなどが発生するので相当大変ではあるのですが、一部デジタルに頼ることで少しはよくなってるんじゃないかなと感じます。まだまだあれも足りないこれも足りないといったシーンが出てきますが、都度何かを選定し購入するだとか、DIY的に自分で頑張るといった形で無理やり解決して頑張っています。(情シスではなくFM的な面でいうと、せっかくつけたブラインドが消防法違反になるので使わないでください的なところもあり辛い…。)

Findy で関わってもらってる方に快適に働いてもらうために、色々試行錯誤はしていますがどうしても僕の時間が足りなく、 手伝っていただける方がいたら嬉しいなという次第ではありまして、情シス単体でも、情シス兼ねてお仕事していただける方でもどちらでも大丈夫ですので、もし我こそはと思う方、 少しでも気になる方がいらっしゃいましたら是非Twitterからリプいただくか、DMでご応募いただければと思います。

一緒に面白い環境、働きやすい環境を Findy 内部から作っていきたいと思う方がいましたら是非ご連絡ください!!

また、他にもいろんなサービスでメンバーは募集していますし、以下の面白いサービスの拡大中ですのでご興味があれば使ってみてください!!

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